Contract Management Software-Contract_Hero

Contract Management Software

 

  • Innovatives Vertragsmanagement
  • Alle Verträge jederzeit & überall fest im Griff
  • Workflowbasierte Abläufe
  • Überwachung von Fristen & Terminen

Jetzt kostenlose Testversion anfordern

Contract Management Software

Entspannen Sie sich und Ihr Porte­mon­naie

Mit dieser Software gehört kostenintensives Vergessen der Vergangenheit an. Diese Vorteile und Mehrwerte unterstützen Ihr Vertragsmanagement.

Vorteile

  • Reporting über wiederkehrende Kosten,
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften,
  • Aktualität und gleicher Wissensstand aller Beteiligten,
  • Überblick im Auffinden von Verträgen,
  • Hilfestellungen bei Vertragsverlusten
     
 

Mehrwert

  • Hinweise zu Vertragsbestandteilen,
  • Meldungen zu Fristen und Terminen,
  • Vereinfachung von Bearbeitungsprozessen und Zuständigkeiten,
  • Transparenz bei Vertragsverlängerungen, bei Genehmigungs- und Freigabeprozessen,
  • vollständige Revisionssicherheit
 

Die Vorteile auf einen Blick

zentral & strukturiert

Contract Management Software

  • bietet Ihnen folglich eine zentrale Verwaltung beliebiger Vertragswerke in Echtzeit.
  • garantiert somit klare Strukturen und schnelles Auffinden relevanter Informationen.
 

historisiert & archiviert

Contract Management Software

  • dient somit der Gewährleistung der vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume.
  • garantiert, dass Sie dabei jederzeit revisionssicher und compliant sind.
 

fristgerecht & effizient

Contract Management Software

  • dient unter dem Strich Ihrer automatisierten Überwachung von Fristen und Aktivitäten.
  • ermöglicht dabei ein wirksames und wirtschaftliches Management beliebiger Verträge.
 

Bereichsübergreifend und entlang der Compliance

Mit unserem Contract Management verwalten Sie folglich alle Verträge zentral. Beteiligte sind effektiv über aktuelle Informationen eingebunden, und zwar jederzeit und ortsunabhänig. Das Contract Management der IT Service Management ky2help® schafft vielmehr die erforderliche Transparenz, um Entscheidungen zu erleichtern, Risiken zu minimieren und überdies Ressourcen freizusetzen.

Contract Management Software-Monitor_zentrales Vertragsmanagement
Contract Management Software-Monitor_Historisierung und Archivierung
Contract Management Software-Monitor_Ueberwachung von Fristen
Contract Management Software-Monitor Effiziente Ablaeufe
Contract Management Software-Monitor_Uebersicht und Kontrolle
Contract Management Software-Monitore_Contract_Flexibilität und Integrität

Zentrales Vertragsmanagement

  • Alle Verträge, zugehörige Informationen und Dokumente entsprechend zentral verwalten
  • Ablagestruktur, Vertragstypen und deren Attribute individuell gestalten
  • Des Weiteren Vertragsbeziehungen zu Assets, Partnern, Kunden und weiteren Stammdaten setzen
  • Benötigte Informationen in der zentralen und strukturierten Vertragsverwaltung dabei schnell finden

Historisierung & Archivierung

  • Vorgeschriebene Aufbewahrungszeiträume aller Dokumente einhalten, scannen und archivieren
  • Alle Aktivitäten und Änderungen im System protokollieren
  • Historie liefert infolgedessen  eindeutige Nachvollziehbarkeit und lückenlose Dokumentation
  • Dadurch sind Sie revisionssicher und compliant.

Überwachung von Fristen

  • Eskalationen mit hinterlegten Vertragslaufzeiten überwachen
  • Kündigungsfristen einhalten
  • Überdies frühzeitig auf auslaufende Verträge reagieren
  • E-Mail-Benachrichtigung aktivieren
  • zudem automatisierte Aktionen – wie beispielsweise Prüfprozesse – anzustossen

Effiziente Abläufe

  • Workflowbasierte Abläufe steuern
  • Tätigkeiten der beteiligten Personen überwachen
  • Dadurch Mehrfacharbeiten und überflüssige Arbeitsprozesse vermeiden
  • Weiterführende Prozesse definieren und digitalisieren
  • Flexibel die benötigten Rollen und Berechtigungen festlegen – schnell, einfach und updatesicher

Übersicht & Kontrolle

  • Alle Verträge inkl. Konditionen, Fristen und Beziehungen übersichtlich darstellen
  • Volle Kontrolle über Kosten bzw. Verbindlichkeiten
  • Management Dashboards sowie genaue Reports liefern dabei alle Informationen in Echtzeit
  • Flexible Suchfunktionen vereinfachen zudem Vertragsrecherche

Flexiblität & Integration

  • Die Bedienung ist einfach und zudem selbsterklärend aufgebaut
  • Über integrierten Process- und Form-Designer alle individuellen Abläufe definieren und digitalisieren
  • Betrieb der Lösung erfolgt wahlweise als Cloudlösung (besser gesagt: SaaS) oder in seiner eigenen IT-Systemumgebung (anders ausgesprochen: On Premise)
Contract Management Software-Monitor_zentrales Vertragsmanagement

Zentrales Vertragsmanagement

  • Alle Verträge, zugehörige Informationen und Dokumente entsprechend zentral verwalten
  • Ablagestruktur, Vertragstypen und deren Attribute individuell gestalten
  • Des Weiteren Vertragsbeziehungen zu Assets, Partnern, Kunden und weiteren Stammdaten setzen
  • Benötigte Informationen in der zentralen und strukturierten Vertragsverwaltung dabei schnell finden
Contract Management Software-Monitor_Historisierung und Archivierung

Historisierung & Archivierung

  • Vorgeschriebene Aufbewahrungszeiträume aller Dokumente einhalten, scannen und archivieren
  • Alle Aktivitäten und Änderungen im System protokollieren
  • Historie liefert infolgedessen  eindeutige Nachvollziehbarkeit und lückenlose Dokumentation
  • Dadurch sind Sie revisionssicher und compliant.
Contract Management Software-Monitor_Ueberwachung von Fristen

Überwachung von Fristen

  • Eskalationen mit hinterlegten Vertragslaufzeiten überwachen
  • Kündigungsfristen einhalten
  • Überdies frühzeitig auf auslaufende Verträge reagieren
  • E-Mail-Benachrichtigung aktivieren
  • zudem automatisierte Aktionen – wie beispielsweise Prüfprozesse – anzustossen
Contract Management Software-Monitor Effiziente Ablaeufe

Effiziente Abläufe

  • Workflowbasierte Abläufe steuern
  • Tätigkeiten der beteiligten Personen überwachen
  • Dadurch Mehrfacharbeiten und überflüssige Arbeitsprozesse vermeiden
  • Weiterführende Prozesse definieren und digitalisieren
  • Flexibel die benötigten Rollen und Berechtigungen festlegen – schnell, einfach und updatesicher
Contract Management Software-Monitor_Uebersicht und Kontrolle

Übersicht & Kontrolle

  • Alle Verträge inkl. Konditionen, Fristen und Beziehungen übersichtlich darstellen
  • Volle Kontrolle über Kosten bzw. Verbindlichkeiten
  • Management Dashboards sowie genaue Reports liefern dabei alle Informationen in Echtzeit
  • Flexible Suchfunktionen vereinfachen zudem Vertragsrecherche
Contract Management Software-Monitore_Contract_Flexibilität und Integrität

Flexiblität & Integration

  • Die Bedienung ist einfach und zudem selbsterklärend aufgebaut
  • Über integrierten Process- und Form-Designer alle individuellen Abläufe definieren und digitalisieren
  • Betrieb der Lösung erfolgt wahlweise als Cloudlösung (besser gesagt: SaaS) oder in seiner eigenen IT-Systemumgebung (anders ausgesprochen: On Premise)

Contract Management Software mit allen ky2help® Lösungen

Kostenlos testen & Service-Qualität steigern

  • Vertragsmanagement-Software unverbindlich testen
  • Inklusive aller ITSM-Lösungen der ky2help® Web Demo
  • SERVIEW-zertifiziert & ITIL®-konform
 

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Contract Management Software-Contract_Hero
 

Alle Kernfunktionen auf einen Blick

Unsere Vertragsmanagement-Software ky2help® sorgt dafür, dass Sie alles haben, was Sie für ein sorgenfreies Vertragsmanagement benötigen.

Nahtlose Integration der ITIL®-Prozesse

 

Das Contract Management stellt im Grunde genommen die vertragliche Grundlage aller Bereitstellungsdizipline für Services und CIs (Configuration Items) des Service Managements dar.

Prozess- und Formular-Designer

 

Eine einfache Abbildung beliebiger Vertragsprozesse inklusive Freigaben und Genehmigungen können mit dem integrierten Prozess- und Formular-Designer auf Basis BPMN2.0. demzufolge einfach, flexibel und updatesicher realisiert werden.

Daten-Audit

 

Die Contract Management Software ermöglicht anders ausgedrückt eine Revisionssicherheit und vollumfängliche Nachvollziehbarkeit sämtlicher Aktivitäten und Änderungen in Ihren IT-Systemen.

Eskalation & Überwachung

 

Dementsprechend können Überwachungs- und Eskalationsmechanismen inklusive Benachrichtigungsstufen flexibel gemanagt werden.

AutoRouting

 

Contract Management Software bietet folglich eine automatisierte Zuweisung von Aufgaben aufgrund interner/externer Verantwortlichkeiten, betroffener Services und Configuration Items (CIs).

Zentrale Aufgabenliste

 

Die berechtigungsbasierte Aufgaben-Übersicht sorgt somit für eine einfache und effiziente Bearbeitung aller vertragsbezogenen Aufgabenstellungen.

Historisierung

 

Die Contract Management Software bietet unter dem Strich eine lückenlose und transparente Dokumentation aller Aktivitäten und Mutationen.

Flexibler Strukturaufbau & Klassifizierung

 

Eine einfache und individuelle Abbildung der Vertragsstruktur ist ersichtlich sowie eine flexible Definition der Klassen und Vertragstypen als auch der spezifischen Attribute übers Schema-Management.

Aufgaben-Planung

 

Eine einfache Aufgabenplanung mittels Drag-and-Drop sowie flexible GANTT-Diagramme sorgen ferner für Ihre perfekte Übersicht.

Dashboards & Reporting

 

Effizientes IT-Management durch rollenbasierte Dashboards und Standard-Reports im Word-, Excel- und PDF-Format stehen abgesehen davon out-of-the-box zur Verfügung und sind einfach zu individualisieren.

 

Damit Sie sich nichts mehr hinter die Ohren schreiben müssen

Wenn jemand etwas bloss nicht vergessen soll, dann soll er es sich sprichwörtlich «hinter die Ohren» schreiben, so die Bedeutung dieser Redewendung.

Zur Herkunft dieser Redewendung

Es gab eine Zeit, da wurden Verträge nur mündlich abgeschlossen. Daher nahmen Eltern folglich ihre Kinder als wichtige Zeit-Zeugen mit zu diesen Verhandlungen. Bei besonders wichtigen Stellen ohrfeigten Eltern damals ihre Kinder, um – der damaligen Auffassung zufolge – sicherzugehen, dass sich die Kinder diesen Punkt besonders gut einprägen. Es wurde den Kindern anders ausgedrückt buchstäblich hinter die Ohren geschrieben.

   

Heutzutage

Diese Zeiten sind zum Glück vorbei. Kinder werden heute in der Regel nicht mehr aus diesem einen Grund zu wichtigen Vertragsverhandlungen mitgenommen. Heutzutage können Sie sich, Ihre Kinder und Ihr Portemonnaie entspannen, denn mit dem Contract Management von ITSM ky2help® gehört kostenintensives Vergessen der Vergangenheit an.

   

Ihre Herausforderung

Verträge bilden die Grundlage für Ihr betriebswirtschaftliches Handeln im Unternehmen. Sie gehen Vereinbarungen und Verpflichtungen mit Ihren Kunden ein und definieren Rechte und Pflichten gegenüber Ihren Partnern und Mitarbeitern. So hoch die Anzahl der Vertragswerke, so different sind auch die darin beinhalteten Aspekte.

   

Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben

Ohne ein digitales Vertragsmanagement stellt die Verwaltung der Verträge sowie die Überwachung der Fristen und Vereinbarungen eine grosse Herausforderung dar. Fehlt Ihnen der Überblick oder fehlen Ihnen wichtige Informationen, erschwert Ihnen dies die Erfüllung vertraglicher Vereinbarungen sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

 

Unsere Unterstützung

Mit unserer Contract Management-Lösung unterstützen wir Sie vollumfänglich bei der Verwaltung und Überwachung aller ein- und ausgehenden Verträge. Über den gesamten Lebenszyklus hinweg – vom ersten Vertragsentwurf bis hin zum Abschluss und der späteren Archivierung – behalten Sie stets die Übersicht.

   

SERVIEW-zertifizierte Software

Das Vertragsmanagement ist ein Standard-Modul unserer SERVIEW-zertifizierten IT Service Management ky2help®. Wir stellen Ihnen standardisierte Vorgehensweisen (Abläufe) als Best Practice installationsbereit zur Verfügung. Sie profitieren von einer schnell einsatzfähigen Lösung, die selbstverständlich ebenfalls schnell und einfach an Ihre persönlichen Anforderungen angepasst und erweitert werden kann.

   

Best Practice-Prozesse

Über das Vertragsmanagement hinaus bietet Ihnen IT Service Management ky2help® im Standard eine Vielzahl an markterprobten Best Practice-Prozessen. Profitieren Sie von unserer flexiblen, workflowbasierten Webanwendung und digitalisieren Sie all Ihre Geschäftsprozesse – schnell und einfach. Sorgen Sie für transparente, effiziente Abläufe im Service Management Prozess und senken Sie dadurch Ihre Kosten.

 

Was Sie auch noch interessieren könnte

IT Service Management ky2help® ist eine zentrale Webanwendung, die Ihnen ITSM-Prozesse anbietet, die Sie auch tatsächlich benötigen.

 

Knowledge Management

Wissen besser integrieren und einfach zugänglich machen.

Ein erfolgreiches Service Management setzt eine lebendige und zentrale Wissensdatenbank mit qualitativ hochwertigen Inhalten voraus. Hierzu ist Wissensmanagement erforderlich.

 
 

Incident Management

Verbesserung der Service-Qualität und optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse.

Das Incident Management beziehungsweise IT-Störungsmanagement umfasst den gesamten organisatorischen und technischen Prozess für eine schnellstmögliche Behebung von Sicherheitsvorfällen und Störungen in IT-Bereichen – auch mit Workarounds.

 
 

Change- und Release Management

Kostenintensive IT Service Störungen sind oft durch Änderungen in der IT Infrastruktur verursacht.

Die ITIL® Prozesse Change- und Release Management sorgen für eine kontrollierte Durchführung von Changes auf Ihren Systemen. Die Risikoabschätzung gibt Ihnen zusätzlich mehr Sicherheit und Vertrauen.

 
 

Service Level Management

IT Services mit den geschäftlichen Erwartungen in Einklang bringen, so lautet die Zielsetzung des Service Level Managements.

Weil die Verletzung von Service Level Agreements (SLA) kostspielig sein kann, sind die festgelegten KPIs laufend zu überwachen, um frühzeitig drohende Verletzungen zu erkennen.

 
 

Service Asset- und Configuration Management

Das Service Asset- und Configuration Management sorgt für die Bereitstellung aller für das IT Service Management notwendigen Informationen über Infrastruktur und Services.

 Regelmässige Überprüfung auf Aktualität der Konfigurationsdaten (CIs) in der CMDB  sind die Grundlage für Ihren hochwertigen IT Kundenservice.

 
 

Request Fulfilment

Das Request Fulfilment - als Ergänzung zum Störungsmanagement – sorgt für standardisierte Abläufe von Routineaufgaben.

Häufig wiederkehrende Anfragen, Bestellungen aus «Servicekatalogen» oder Aufträge aus Service Requests werden automatisiert und effizient abgewickelt. Kürzere Reaktionszeiten, merkliche Entlastung des IT-Betriebs sind nur einige positive Nebeneffekte.