Workflow Engine

Workflow Management System

 

  • Prozess-Designer & Prozess-Viewer (BPMN 2.0)
  • Workflow Engine
  • Monitoring (KPI-Reports & Dashboards)
     

Workflows für alle Unternehmensbereiche - Individuell und einfach erweiterbar und zwar per Drag-and-Drop und ohne Programmierkenntnisse !

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Komfortables Workflow Management mit ky2help®

Arbeitsabläufe einfach modellieren und automatisiert ausführen lassen

Für Unternehmen ist es in Zeiten des laufenden Wandels von grosser Bedeutung, die eigenen Abläufe an den Anforderungen ihrer Zielgruppen auszurichten. Es lohnt sich, zu hinterfragen, wie die täglich anfallende Arbeit im Unternehmen effizienter und effektiver erledigt werden kann. Wo lassen sich Abläufe verbessern, vereinfachen oder sogar automatisieren? Um diese Aufgabe zu bewerkstelligen, bedarf es eines entsprechenden Workflow Management Systems.
Was versteht man eigentlich unter einer Workflow Management Software? Welchen Mehrwert generieren Sie durch den Einsatz eines Workflow Management Systems?

Mit ky2help® ist Workflow Management keine Hexerei!

Der Investitionsantrag


Am Beispiel dieses Genehmigungsprozesses möchten wir Ihnen die konkrete Vorgehensweise für die Umsetzung in der Workflow Management Software ky2help® veranschaulichen.

Die Zielsetzung

  • Elektronische Abwicklung von Investitionsanträgen
     
  • Keine Anträge mehr in Papierform
     
  • Senkung der Kosten
     
  • Schaffung vollumfänglicher Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten (Antragsteller, Genehmiger und Umsetzer)




     

Der Prozessablauf

  • Der Mitarbeiter erfasst einen Investitionsantrag (Rolle: Mitarbeiter).
  • Der Antrag wird automatisch seinem direkten Vorgesetzten zur Genehmigung zugewiesen (Rolle: Vorgesetzter).
  • Abhängig von der Investitionshöhe – beispielsweise höher als 10'000.00 – wird der Antrag ebenfalls automatisch der Geschäftsleitung zur Genehmigung zugewiesen (Rolle: Geschäftsleitung).
  • Wird der Antrag abgelehnt, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung mit der entsprechenden Begründung. Der Workflow ist damit beendet.
  • Bei erfolgter Genehmigung steuert der Prozess die Zuweisung an den zuständigen Bearbeiter zur Beschaffung und Umsetzung (Rolle: TaskBearbeiter).

Die Umsetzung erfolgt mit ky2help® in 5 einfachen Schritten!

Ohne Programmierkenntnisse & ohne Partner in nur 6 Stunden live!

Schritt 1 – Rollendefinition

Rollen und Berechtigungen

Die Workflow Engine unterstützt bereits out-of-the-box eine Vielzahl an vordefinierten Rollen. Weitere Rollen und Berechtigungen können einfach und flexibel erfasst werden.
Im ersten Schritt werden die für den Investitionsprozess benötigten Rollen und Berechtigungen in ky2help® definiert und den Benutzer-Accounts zugewiesen.

Schritt 2 – Prozessgestaltung

Prozess-Designer (BPMN 2.0)

Mit dem Prozess-Designer von ky2help® modellieren Sie auf Basis BPMN 2.0 nun den Investitionsprozess. Einfach, schnell und per Drag-and-Drop ziehen Sie die erforderlichen Swimlanes (Rollen), die Prozess-Start- und -End-Punkte, die benötigten User Tasks und Gateways in den Designbereich.

Schritt 3 – Zeitmanagement

Zeit- und Eskalationsmanagement

ky2help® Workflow Management bietet im Standard unterschiedliche Zeitmessungen wie Reaktions-, Interventions- oder Zielzeiten an, die frei definiert und hinterlegt werden können. Dementsprechend überwacht und eskaliert das Zeitmanagement die ereignisgesteuerten User Tasks im Prozess. Mit der Timer-Funktion des Prozess-Designers lösen Sie beispielsweise nach “n” Tagen für die Genehmigung eine automatische Erinnerung an den Vorgesetzten aus.

Schritt 4 – Formulare und Sichten

 Formular-Designer 

Nun gestalten Sie mit dem Formular-Designer von ky2help® per Drag-and-Drop das Erfassungs-, Genehmigungs-, Bearbeitungs- und Detailansichts-Formular für den Prozess «Investitionsantrag». Hierzu stellt Ihnen ky2help® eine Vielzahl an vordefinierter Felder und Attribute zur Verfügung. Neue Felder erstellen Sie einfach per Mausklick. Formularvorlagen können zudem herangezogen werden, um die Umsetzung zu beschleunigen.

Schritt 5 – Workflowportal

Portal-Design und Widgets 

Über das Workflowportal von ky2help® bearbeiten die Workflow-Beteiligten die ihnen zugeordneten Aufgaben, verfolgen laufende Prozessinstanzen oder starten neue Workflow-Prozesse. Die Gestaltung der rollenbasierten Workflowportale erfolgt per Drag-and-Drop. Unterschiedliche Dashboard-Layouts und Widgets stehen Ihnen out-of-the-box für die bedarfsgerechte Informationsbereitstellung zur Verfügung. Rollenbezogene Webportale entlasten die Mitarbeiter von aufwändigen Recherchearbeiten und verhindern Mehrarbeit durch die vollumfängliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Fertig!

Prozesse leben

Das ky2help® Webportal stellt den Benutzern die relevanten Informationen zentral und übersichtlich dar – und zwar rollenbasiert.
Die Erfassung von Anträgen und somit der Prozessstart, die Bearbeitung zugeordneter Aufgaben an die Workflow-Beteiligten als auch die laufende Verfolgung der Prozessinstanzen und Aktivitäten erfolgen direkt über das Webportal.

 

 

Motel One

«Um die unternehmensweite Agilität im Tagesgeschäft zu unterstützen, kam für uns nur eine qualitativ hochwertige und flexible Lösung infrage. Mit ky2help® können wir unsere Prozesse schnell und flexibel eigenständig abbilden.»

Karsten Tremmel | Verantwortlicher für Informatiksysteme Motel One

Hier geht's zur Fallstudie

Es gibt viele Gründe, die für ky2help® sprechen

einfach – schnell – automatisiert

Das Workflow Management System ky2help® ist eine ready-to-use Enterprise Web-Plattform. Die Software basiert auf dem Spring Framework mit einer 3 Schichten-Architektur: Datenschicht - Serviceschicht - Präsentationsschicht. Mit ky2help® erhalten Sie ein durchgängiges, einheitliches System mit allen erforderlichen Komponenten und Funktionalitäten, um Ihre Geschäftsprozesse – in kürzester Zeit und im Alleingang – nach Ihren Vorgaben zu digitalisieren und zu automatisieren. Ausserdem profitieren Sie von einer einfachen und intuitiven Applikation.

 

Betrieb & Wartung

  • SaaS- oder On-Premise-Betrieb
  • Schnelle Installation
  • Minimaler Wartungsaufwand
  • Geringer Update-Aufwand 

Technologie & Integration

  • Drag-and-Drop Web-Technologie
  • Cross Browser & responsive Design
  • Plattformunabhängig
  • Einfache Integration (REST API)

Internationalität & Mandantenfähigkeit

  • Unterstützte Mehrsprachigkeit 
  • Weltweite Zeitzonenunterstützung
  • Flexible Mandantentrennung
  • Flexibles Zeit- und Eskalationsmanagement

Flexibilität & Durchgängigkeit

  • Prozessmodellierung mit BPMN 2.0
  • Zentrale Datenhaltung & Administration
  • Integriertes Rollen- und Berechtigungskonzept
  • Rollenbasierte Dashboards (Echtzeit Reporting)

Ich berate Sie gerne

Kevin Marxer

Für weitere Auskünfte oder für eine Online-Produktpräsentation unserer Workflow Management Software ky2help® stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Ich freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Kevin Marxer

Unterschrift Kevin Marxer

Die ky2help® BPMN Workflow Engine

Einfache Automatisierung von Prozessen

Prozess-Design mit BPMN 2.0
Die ky2help® Workflow Engine basiert auf dem Prozess-Design mit BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Dieser aktuelle Standard zur Geschäftsprozessmodellierung erlaubt, Prozesse grafisch abzubilden und für die gesamte Organisation transparent darzustellen.

Automatisierung
Die Workflow Engine von ky2help® führt automatisch die einzelnen Schritte des BPMN 2.0-Prozesses aus. Dies geschieht durch Task-Routing, auch Workflow-Automatisierung genannt.
Mit der Verwendung zeitbasierter Übergänge, Geschäftsregeln und komplexe Routing-Muster stellt die Workflow Engine sicher, dass die Behandlung von Ausnahmen, das Erfassen von Informationen in Pflichtfeldern und die automatische Zuweisung von Aufgaben einwandfrei und automatisiert abläuft. 

Rollen- und Berechtigungskonzept
Zudem überprüft die ky2help® Workflow Engine, ob der aktuelle Benutzer anhand seines Accounts die Aufgabe ausführen darf. Dabei ermittelt das System automatisch die Benutzerberechtigung anhand der definierten Kriterien wie beispielsweise Rollenberechtigungen, persönlicher Kompetenzbereich sowie anhand der hinterlegten Geschäftsregeln für bestimmte Workflows. Somit ist jederzeit sichergestellt, dass jede Aufgabe automatisch dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen wird.

Prozessoptimierung on-the-fly
Der integrierte Prozess-Designer erlaubt Prozessänderungen on-the-fly. In kurzer Zeit passen Sie individuelle Workflows an die spezifischen Erfordernisse Ihres Unternehmens an – und zwar ohne Programmierkenntnisse.

Workflow Engine ky2help - BPMN 2.0-Prozess

Integration von Services via REST API
Um zum Beispiel Aktionen in Drittsystemen zu starten, können Sie die Workflow Engine via REST API nutzen. Mit den sogenannten System Tasks, sind Sie in der Lage, Services unterschiedlichster Systeme, wie z.B. Verrechnungs-, ERP- und CRM Systeme einfach in die Prozessabläufe einzubinden. Somit können Sie einen prozessgesteuerten Datenfluss über Ihre Systemlandschaft sicherstellen.

Wozu dient eine Workflow Management Software

Die Definition

Ein Workflow Management System ist eine Software, welche drei wesentliche Komponenten beinhaltet, um das Workflow Management optimal zu unterstützen.

  • Prozess-Designer
    dient der Modellierung von Geschäftprozessen und deren Verwaltung
  • Workflow Engine
    dient der Steuerung von Abläufen – sie überwacht einzelne Prozesse und stösst nach deren Fertigstellung neue Prozesse an.
  • Monitoring
    dient der Analyse der Prozessabläufe – identifizierte Optimierungspotentiale fliessen wieder in die ursprüngliche Geschäftsprozessmodellierung mit ein.

Die Vorteile

Ein Workflow Management System unterstützt Sie in Ihrer Zielsetzung, Prozesse und Workflows zu optimieren und dabei Geld zu sparen.
Durch den Einsatz einer geeigneten Workflow Management Software ergeben sich beispielsweise nachfolgende Vorteile: 

  • Abläufe und Strukturen werden eingehalten
  • Informationen stehen allen Beteiligten zur Verfügung
  • Die Transparenz der Prozesse steigt
  • Eine korrekte Verteilung der Aufgaben und Informationen wird sichergestellt
  • Das Monitoring der Abläufe wird vereinfacht
  • Schwachstellen können leichter aufgedeckt werden
  • Durchlaufszeiten werden reduziert

 

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