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Contract Management Software

 

Innovatives Vertragsmanagement
So behalten Sie den vollen Überblick über Ihre Verträge und Kosten

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Entspannen Sie sich und Ihr Portemonnaie – mit dieser Lösung gehört kostenintensives Vergessen der Vergangenheit an

Mit dem Contract Management der IT Service Management-Software ky2help® behalten Sie den Überblick zu allen ein- und ausgehenden Verträgen – an allen Orten der Welt und in Echtzeit.

 

 ky2help® bietet Ihnen Unterstützung zu folgenden Bereichen:

Reporting über wiederkehrende Kosten, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Aktualität und gleicher Wissensstand aller Beteiligten, Überblick im Auffinden von Verträgen, Hilfestellungen bei Vertragsverlusten,  Hinweise zu Vertragsbestandteilen, Meldungen zu Fristen und Terminen, Vereinfachung von Bearbeitungsprozessen und Zuständigkeiten, Transparenz bei Vertragsverlängerungen, bei Genehmigungs- und Freigabeprozessen sowie vollständige Revisionssicherheit

zentral & strukturiert

Zentrale Verwaltung beliebiger Vertragswerke in Echtzeit

Schaffen Sie klare Strukturen und beschleunigen Sie das Auffinden relevanter Informationen.

historisiert & archiviert

Zur Gewährleistung der vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume

Mit dieser Lösung sind Sie jederzeit revisionssicher und compliant.

fristgerecht & effizient

Automatisierte Überwachung von Fristen und workflowbasierte Abläufe

Managen Sie wirksam und wirtschaftlich all Ihre Verträge.

Bereichsübergreifend und entlang der Compliance

Mit unserem Contract Management verwalten Sie alle Verträge zentral. Beteiligte sind effektiv eingebunden und verfügen jederzeit über aktuelle Informationen. Das Contract Management der IT Service Management-Software ky2help® schafft die erforderliche Transparenz, um Entscheidungen zu erleichtern, Risiken zu minimieren und Ressourcen freizusetzen.

Monitor_zentrales Vertragsmanagement
Monitor_Historisierung und Archivierung
Monitor_Ueberwachung von Fristen
Monitor Effiziente Ablaeufe
Monitor_Uebersicht und Kontrolle
Monitore_Contract_Flexibilität und Integrität

Alle Verträge, zugehörige Informationen und Dokumente sind zentral verwaltet. Individuell gestalten Sie Ihre Ablagestruktur, Vertragstypen und deren Attribute. Sie setzten Vertragsbeziehungen zu Assets, Partnern, Kunden und weiteren Stammdaten. Aufgrund unserer zentralen und strukturierten Vertragsverwaltung sind die benötigte Informationen schnell auffindbar.

Um die vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume einzuhalten, scannen und archivieren Sie Ihre Dokumente im Vertragsmanagement. Alle Aktivitäten und Änderungen sind im System protokolliert. Die Historie liefert eine eindeutige Nachvollziehbarkeit und lückenlose Dokumentation, sodass Sie jederzeit revisionssicher und compliant sind.

Das Eskalationsmanagement überwacht die hinterlegten Vertragslaufzeiten, die Einhaltung von Kündigungsfristen und reagiert frühzeitig auf auslaufende Verträge. Flexibel legen Sie fest, ob die Reaktion in Form einer E-Mail-Benachrichtigung erfolgt oder ob automatisierte Aktionen - wie beispielsweise Prüfprozesse - angestossen werden. Sie vermeiden kostenintensives Vergessen von Fristen und Terminen.

Workflowbasierte Abläufe steuern und überwachen die Tätigkeiten aller beteiligten Personen. So vermeiden Sie Mehrfacharbeiten und überflüssige Arbeitsprozesse. Die Prozesse sind individuell anpassbar und erweiterbar. Sie definieren und digitalisieren weiterführende Prozesse und legen hierfür flexibel die benötigten Rollen und Berechtigungen fest – schnell, einfach und updatesicher.

Alle Verträge inklusive Konditionen, Fristen und deren Beziehungen sind übersichtlich dargestellt. Management Dashboards und aussagekräftige Reports liefern Ihnen die gewünschten Informationen in Echtzeit. Sie behalten jederzeit die Kontrolle über Kosten und Verbindlichkeiten. Flexible Suchfunktionen vereinfachen die Vertragsrecherche.

Die Bedienung ist einfach und selbsterklärend aufgebaut. Über den integrierten Process- und Form-Designer definieren und digitalisieren Sie Ihre individuellen Abläufe. Der Betrieb der Lösung erfolgt wahlweise als SaaS oder On Premise. Standardschnittstellen gewährleisten die schnelle Integration relevanter Daten aus Umsystemen.

Monitor_zentrales Vertragsmanagement

Alle Verträge, zugehörige Informationen und Dokumente sind zentral verwaltet. Individuell gestalten Sie Ihre Ablagestruktur, Vertragstypen und deren Attribute. Sie setzten Vertragsbeziehungen zu Assets, Partnern, Kunden und weiteren Stammdaten. Aufgrund unserer zentralen und strukturierten Vertragsverwaltung sind die benötigte Informationen schnell auffindbar.

Monitor_Historisierung und Archivierung

Um die vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume einzuhalten, scannen und archivieren Sie Ihre Dokumente im Vertragsmanagement. Alle Aktivitäten und Änderungen sind im System protokolliert. Die Historie liefert eine eindeutige Nachvollziehbarkeit und lückenlose Dokumentation, sodass Sie jederzeit revisionssicher und compliant sind.

Monitor_Ueberwachung von Fristen

Das Eskalationsmanagement überwacht die hinterlegten Vertragslaufzeiten, die Einhaltung von Kündigungsfristen und reagiert frühzeitig auf auslaufende Verträge. Flexibel legen Sie fest, ob die Reaktion in Form einer E-Mail-Benachrichtigung erfolgt oder ob automatisierte Aktionen - wie beispielsweise Prüfprozesse - angestossen werden. Sie vermeiden kostenintensives Vergessen von Fristen und Terminen.

Monitor Effiziente Ablaeufe

Workflowbasierte Abläufe steuern und überwachen die Tätigkeiten aller beteiligten Personen. So vermeiden Sie Mehrfacharbeiten und überflüssige Arbeitsprozesse. Die Prozesse sind individuell anpassbar und erweiterbar. Sie definieren und digitalisieren weiterführende Prozesse und legen hierfür flexibel die benötigten Rollen und Berechtigungen fest – schnell, einfach und updatesicher.

Monitor_Uebersicht und Kontrolle

Alle Verträge inklusive Konditionen, Fristen und deren Beziehungen sind übersichtlich dargestellt. Management Dashboards und aussagekräftige Reports liefern Ihnen die gewünschten Informationen in Echtzeit. Sie behalten jederzeit die Kontrolle über Kosten und Verbindlichkeiten. Flexible Suchfunktionen vereinfachen die Vertragsrecherche.

Monitore_Contract_Flexibilität und Integrität

Die Bedienung ist einfach und selbsterklärend aufgebaut. Über den integrierten Process- und Form-Designer definieren und digitalisieren Sie Ihre individuellen Abläufe. Der Betrieb der Lösung erfolgt wahlweise als SaaS oder On Premise. Standardschnittstellen gewährleisten die schnelle Integration relevanter Daten aus Umsystemen.

Alle Kernfunktionen auf einen Blick

Alles, was Sie für ein sorgenfreies Vertragsmanagement benötigen.

Nahtlose Integration der ITIL-Prozesse

Das Contract Management stellt die vertragliche Grundlage aller Bereitstellungsdizipline für Services und CIs (Configuration Items) dar.

Prozess- und Formular-Designer

Einfache Abbildung beliebiger Vertragsprozesse inklusive Freigaben und Genehmigungen mit dem integrierten Prozess- und Formular-Designer auf Basis BPMN2.0. Einfach, flexibel und updatesicher.

Daten-Audit

Revisionssicherheit und vollumfängliche Nachvollziehbarkeit sämtlicher Aktivitäten und Änderungen.

Eskalation & Überwachung

Flexibel Überwachungs- und Eskalationsmechanismen inklusive Benachrichtigungsstufen.

AutoRouting

Automatisierte Zuweisung von Aufgaben aufgrund interner/externer Verantwortlichkeiten, betroffener Services und Configuration Items (CIs).

Zentrale Aufgabenliste

Berechtigungsbasierte Aufgaben-Übersicht für eine einfache und effizienten Bearbeitung aller vertragsbezogenen Aufgabenstellungen.

Historisierung

Lückenlose und transparente Dokumentation aller Aktivitäten und Mutationen.

Flexibler Strukturaufbau & Klassifizierung

EInfache und individuelle Abbildung der Vertragsstruktur, flexible Definition der Klassen und Vertragstypen als auch der spezifischen Attribute übers Schema-Management.

Aufgaben-Planung

Einfache Aufgabenplanung mittels Drag-and-Drop sowie flexible GANTT-Diagramme für die Übersichtlichkeit.

Dashboards & Reporting

Rollenbasierte Dashboards und Standard-Reports im Word-, Excel- und PDF-Format stehen out-of-the-box zur Verfügung und sind einfach zu individualisieren.

Damit Sie sich nichts mehr hinter die Ohren schreiben müssen

Die Redewendung «sich etwas hinter die Ohren zu schreiben» bedeutet, dass man sich etwas besonders gut merken soll. Zur Herkunft dieser Redewendung: Es gab eine Zeit, da wurden Verträge nur mündlich abgeschlossen. Daher nahmen Eltern ihre Kinder als wichtige (Zeit-)Zeugen mit zu diesen Verhandlungen. Bei besonders wichtigen Stellen ohrfeigten Eltern damals ihre Kinder, um (der damaligen Auffassung zufolge) sicherzugehen, dass sich die Kinder diesen Punkt besonders gut einprägen – es wurde den Kindern buchstäblich hinter die Ohren geschrieben. Diese Zeiten sind zum Glück vorbei. Kinder werden heute in der Regel nicht mehr aus diesem einen Grund zu wichtigen Vertragsverhandlungen mitgenommen. Heutzutage können sie sich, ihre Kinder und Ihr Portemonnaie entspannen, denn mit dem Contract Management von ky2help® gehört kostenintensives Vergessen der Vergangenheit an.

Ihre Herausforderung

Verträge bilden die Grundlage für Ihr betriebswirtschaftliches Handeln im Unternehmen. Sie gehen Vereinbarungen und Verpflichtungen mit Ihren Kunden ein und definieren Rechte und Pflichten gegenüber Ihren Partnern und Mitarbeitern. So hoch die Anzahl der Vertragswerke, so different sind auch die darin beinhalteten Aspekte. Ohne ein digitales Vertragsmanagement stellt die Verwaltung der Verträge sowie die Überwachung der Fristen und Vereinbarungen eine grosse Herausforderung dar. Fehlt Ihnen der Überblick oder fehlen Ihnen wichtige Informationen, erschwert Ihnen dies die Erfüllung vertraglicher Vereinbarungen sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Unsere Unterstützung

Mit unserer Contract Management-Lösung unterstützen wir Sie vollumfänglich bei der Verwaltung und Überwachung aller ein- und ausgehenden Verträge. Über den gesamten Lebenszyklus hinweg – vom ersten Vertragsentwurf bis hin zum Abschluss und der späteren Archivierung – behalten Sie stets die Übersicht. Das Vertragsmanagement ist ein Standard-Modul unserer SERVIEW-zertifizierten IT Service Management ky2help®. Wir stellen Ihnen standardisierte Vorgehensweisen (Abläufe) als Best Practice installationsbereit zur Verfügung. Sie profitieren von einer schnell einsatzfähigen Lösung, die selbstverständlich ebenfalls schnell und einfach an Ihre persönlichen Anforderungen angepasst und erweitert werden kann.
Über das Vertragsmanagement hinaus bietet Ihnen IT Service Management ky2help® im Standard eine Vielzahl an markterprobten Best Practice-Prozesse. Profitieren Sie von unserer flexiblen, workflowbasierten Webanwendung und digitalisieren Sie all Ihre Geschäftsprozesse – schnell und einfach. Sorgen Sie für transparente, effiziente Abläufe und senken Sie Ihre Kosten.

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IT Service Management ky2help® ist eine zentrale Webanwendung, die Ihnen ITSM-Prozesse anbietet, die Sie auch tatsächlich benötigen.

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Wir unterstützen Sie gerne

Unser Serviceteam ist von Montag bis Freitag, von 08:00 bis 12:00 Uhr und von 13:00 bis 17:00 Uhr, für Sie da. Gerne können Sie uns aber auch via Kontaktformular und/oder Chat kontaktieren.