Entlastung durch Automatisierung
beim Schweizer Vorsorgeexperten mit ITSM ky2help®
ky2help® Best Practice Bericht:
Libera AG Vorsorgeexperten
Stark verbesserte Workload-Balance fürs IT-Team dank ky2help®
Um der Überlastung der IT-Ressourcen entgegenzuwirken und um die Effizienz im Unternehmen zu steigern, hat sich der Schweizer Vorsorgeexperte Libera AG für die Anschaffung einer IT Service Management (ITSM) Lösung entschieden. In einem fundierten Evaluationsprozess setzte sich KYBERNA mit ky2help®gegen insgesamt 25 Tool-Anbieter durch.
Seit der Einführung von IT Service Management (ITSM) ky2help® markante Verbesserungen in Arbeitsbelastung, Aufgabenverteilung und Taskübersicht. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Standardisierung von Service Requests ermöglicht, dass sich heute das IT-Team auf seine komplexen Aufgaben und Projekte konzentriert. ky2help® schafft nicht nur mehr Freiraum für die wesentlichen IT-Tätigkeiten, sondern verbessert zudem die Service-Levels des Unternehmens und steigert so die Kundenzufriedenheit.
Niki Dalla Valle | Leiter IT Libera AG
«Meine Kolleginnen und Kollegen haben sich bei mir schon x-fach für das Tool bedankt. Wir verspüren teamintern eine massive Entlastung, da der Workload gleichmässiger auf alle Mitarbeitende verteilt ist. Der ganze Overload ist weg und die Mitarbeiter-Frustration ebenfalls.»
Vergangenheit vs. Gegenwart
ky2help® führt zu spürbaren Erleichterungen
«ky2help® bringt für mich den grossen Vorteil, dass ich mit dem integrierten Prozessdesigner selber neue Workflows per Drag-and-Drop gestalten kann. So implementierten wir beispielsweise fürs HR einen On- und Off-Boarding Prozess absolut in Eigenregie – ohne Mehrkosten für Programmierungen. Wir sparen Zeit und Ressourcen und schaffen mehr Effizienz in den Geschäftsabläufen.»,
hält Niki Dalla Valle stolz und zufrieden fest.
ITSM-Tool Evaluation
So wird der Auswahlprozess zum Erfolg
Die Evaluation einer ITSM Software ist ein wichtiger Prozess, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Lösung den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Bei der Evaluierung sollte man verschiedene Faktorenberücksichtigen, wie z.B. die Funktionalität des Tools, die Benutzerfreundlichkeit, die Integration in bestehende Systeme und Prozesse, die Skalierbarkeit und Flexibilität sowie die Kosten und die Support-Optionen. Es ist empfehlenswert, ein Team aus verschiedenen Abteilungen wie IT, Finanzen und Nutzern zusammenzustellen, um verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen.
Zudem kann es hilfreich sein, die Lösung im Vorfeld in einer Demoumgebung zu nutzen, um es in Aktion zu sehen und zu beurteilen, wie gut es den Anforderungen entspricht. Eine sorgfältige Evaluierung einer IT Service Management Software kann also dazu beitragen, ein effektivere und effizientere Service-Erbringung im Unternehmen zu erreichen.
ky2help® sticht 25 Mitbewerber aus
Diese Kriterien sprachen für KYBERNA
Die Libera AG nahm sich der Aufgabe an und begann mit einer Analyse von ITSM-Tools. Dabei schafften es zunächst 26 Lösungsanbieter auf die Liste. In einem nächsten Schritt wurde mithilfe eines Kriterienkatalogs eine Shortlist von 5 Anbietern erstellt, bei der am Ende KYBERNA mit ky2help® die Nase vorn hatte.
Was waren im Endeffekt die ausschlaggebenden Kriterien für den Zuschlag KYBERNA? Bei der Libera AG waren mitunter nachfolgende Punkte entscheidungsrelevant:
- Kostenfaktor resp. Budgetrahmen
- Fixfertige Prozesse und Funktionen «out-of-the-box»
- Gesamter Softwareumfang – auch zukünftige Weiterentwicklungen - in den Lizenzkosten beinhaltet
- Prozessdesign simple per Drag-and-Drop – ohne Programmierkenntnisse
- SaaS-Lösung (Private Cloud) mit Schweiz als Datenstandort
- Langjährige Projektleiter als «Single Point of Contact»
- Service-Hotline in Vaduz zu 100% in Deutsch und nicht auf Englisch
- KYBERNA als familiäres Unternehmen und Software-Herstellerin
Setzen auch Sie auf einen Anbieter, der grossen Wert auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und eine transparente Kommunikation legt, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden erfüllt werden.
Agile Vorgehensweise in der Implementation
Ein Einführungsprozess, der sich bewährt hat.
«Die Implementation von ky2help® startete mit der Aufsetzung einer Testumgebung mit Basis-Setup. In einer agilen Vorgehensweise erfolgte die Schrittweise Umsetzung der kundenspezifischen Anforderungen, welche jeweils durch das Libera Projektteam getestet und freigeben wurden.»
Tobias Hielscher | Projektleiter ky2help® der KYBERNA AG
«Die Einführung verlief nach Plan. Die Umsetzung erfolgte zeitnah wobei KYBERNA sämtliche Projekt-Meilensteine termingerecht einhielt. Die Herangehensweise mit der agilen Arbeitsmethode auf der Test-Umgebung hat sich ausbezahlt.»
Niki Dalla Valle | Leiter IT Libera AG
Realisierte Implementationen
Libera AG Stand März 2023
Folgende IT-Prozesse wurden bei der Libera AG bis heute implementiert:
- Incident Management
- Change Management
- Service Configuration Management (CMDB)
- Service Level Management
- Self Service Portal
Folgende Non-IT-Prozesse wurden teils in Eigenregie umgesetzt:
- Mitarbeiter On- und Offboarding
Folgende Schnittstellen zu Drittanbietern wurden erfolgreich an ky2help® angebunden:
- Vertec
- PK/S
- Azure AD
- Power BI
Über Libera AG
Die Schweizer Vorsorgeexperten
Die Libera ist ein führendes schweizerisches Beratungsunternehmen für Vorsorgeeinrichtungen in der Schweiz. Sie beraten ihre Kunden nachhaltig, umsichtig und weitsichtig in sämtlichen Bereichen der beruflichen Vorsorge und unterstützen mit Outsourcing-Dienstleistungen und in allen Fragen der internationalen Rechnungslegung.
Das Unternehmen ist an den beiden Schweizer Standorten Zürich und Basel vertreten und zählt Vorsorgeeinrichtungen des öffentlichen und privaten Rechts zu ihren Kunden. So betreuen Sie firmeneigene Pensionskassen, Sammeleinrichtungen sowie kleinere Pensionskassenlösungen.
Mehr Effizienz dank ky2help®
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Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren. Ich berate Sie gerne persönlich.
Gianluca Sergi
Sales Manager ky2help®
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