IT Service Management: Wie die Einführung ins Unternehmen gelingt

Die erfolgreiche Umsetzung des IT-Service-Managements im Unternehmen schliesst die Integration der Mitarbeiter, Produkte und Prozesse ein.
Lesen Sie hier mehr zu den 5 grössten Herausforderungen im Rahmen der Digitalisierung und wie die Einführung eines geeigneten IT Service Management Tools gelingt.

 

KMUs stehen vor neuen Herausforderungen

In Zeiten der Digitalisierung stehen KMUs immer neuen Herausforderungen gegenüber. Neue Rollen, Aufgaben und agile Prozesse sind gefragt. Mit der richtigen IT Service Management Software lassen sich diverse Abläufe einfacher abbilden und managen. Mitarbeiter können sich team- und fachübergreifend sowie standortunabhängig abstimmen und gemeinsam an ein und demselben Projekt arbeiten. In Echtzeit kann die Service-Qualität durch schnellere Reaktionszeiten verbessert, der Wissenstransfer optimiert oder für eine massgebliche Entlastung der Ressourcen gesorgt werden. Allgemein gesprochen geht es um die Optimierung der Informationstechnologie, um bestimmte Unternehmensziele effizient und im Zeichen zukunftsfähiger Technologien zu meistern.

Umgekehrt hat die Digitalisierung aber auch Einfluss auf das IT Service Management. Der Anspruch, der an eine entsprechende Software gestellt wird, ist immens. Denn es werden neben einer hohen Datensicherheit schnellere Prozesse bzw. eine hohe Veränderungsgeschwindigkeit erwartet.

Eine Studie der Capgemini «IT-Budgets 2019» vom 13. Dezember 2018 ergab, dass nahezu jedes zweite Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz seine IT-Ausgaben fürs 2019 um mehr als 10 Prozent erhöht. Für mehr als 70 Prozent der befragten Unternehmen ist die Digitalisierung eines der drei wichtigsten IT-Ziele im 2019. In ihren Ausbau fliesst im Schnitt ein Viertel des IT-Budgets.

Im Folgenden lesen Sie, welche Herausforderungen sich daraus für Unternehmen ergeben und wie die Einführung von IT Service Management im Zeichen der Digitalisierung gelingt.

 

1. IT Security

Cyber-Attacken von aussen gelten als das Sicherheitsproblem schlechthin. Doch nicht selten sind die Sicherheitsbedrohungen hausgemacht. Eine leistungsstarke IT Service Management-Lösung ist essentiell, wenn es um die Systemsicherheit geht, um Security-Lücken aufgrund veralteter oder fehlgeleiteter IT-Service-Prozesse zu verhindern. Auch nicht vorhandene Anbindungen an bestimmte Security-Mechanismen sind leider in vielen Unternehmen zu finden. Dabei ist es besonders wichtig, dass die IT-Operations für die Service-Bereitstellung und die IT Security ausreichend miteinander verbunden und synchronisiert sind. Ist dies nicht gegeben, kann das bedrohliche Folgen für den Schutz interner Prozesse und sensibler Unternehmensdaten bedeuten. Gerade in der heutigen Zeit nicht ungefährlich, in der ganze Produktionsanlagen und kritische Infrastrukturen digital dirigiert und gemanaged werden. Eine ganzheitliche ITSM-Lösung ist unabdingbar, ein ITSM-System wie beispielsweise IT Service Management ky2help®, das die vorhandene Situation dokumentiert und sicherstellt, dass die zahllosen technischen und organisatorischen Grundlagen erfüllt und entsprechend abgestimmt sind. Eines, dass Änderungen beweiskräftig nachprüfbar macht und sicherheitsrelevante Vorgänge automatisiert gewährleistet.

 

2.   Automatisierung

Ganzheitliche Lösungen - wie beispielsweise moderne IT-Service-Management-Tools - sind durchaus in der Lage, mehrere Bereiche im Unternehmen abzudecken. Anders ausgedrückt bieten sich ITSM-Lösungen nicht nur für die Automatisierung von IT-Prozessen sondern durchaus auch für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen aus anderen Unternehmensbereichen an. Sofern Prozesse abteilungsübergreifend automatisiert und unternehmensspezifische Services in einem Serviceportal zusammengefasst werden sollen, ist ein ITSM-System im Vergleich zu einer entsprechenden Branchenlösung ganz klar im Vorteil. Selbstverständlich auch bei individuellen Unternehmensprozessen, für die es schlicht keine Standardlösungen gibt.


Herr Jörg Selement, Leiter IT der Alb Fils Kliniken in Göppingen setzt auf eine moderne IT-Service-Management Software für die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse:

«Zur Umsetzung unserer komplexen und modernen Prozesse innerhalb des gesamten Klinik-Unternehmens bedarf es einer flexiblen und zuverlässigen ITSM-Lösung.»

Mehr dazu lesen Sie in der Fallstudie der Alb Fils Kliniken:

Zur Fallstudie


 

3.   Agile Service-Prozesse

Im Zuge der digitalen Transformation müssen Prozesse schlanker sein, die Leistungserbringung flexibler und kurzfristiger auf veränderte Anforderungen in einer schnelllebigen Zeit reagieren. Starre, traditionelle ITSM-Methoden stehen der Evolution der Prozesslandschaft im Unternehmen im Weg, vor allem wenn es um das Abbilden agiler Prozesse geht. Daher ist es wichtig eine Software bzw. IT Service Management Tools zu wählen, die genauso agil und flexibel sind, wie Sie es für ihre individuellen Bedürfnisse mit Blick auf den Wettbewerb benötigen. Die optimale ITSM-Software sollte - wie beispielsweise ky2help® - plattformunabhängig und auch via App nutzbar sowie generell für individuelle Geschäftsprozesse für Ihr Unternehmen anpassbar und bedarfsorientiert erweiterbar sein.


Das schätzen unsere Kunden erfahrungsgemäss auch bei uns, wie z.B. Kay Zoller, Leiter HR-IT Personalamt des Kantons Thurgau:

«Mit der massgeschneiderten und flexiblen Lösung von KYBERNA können wir HR-Prozesse in der komplexen Struktur der kantonalen Verwaltung Thurgau optimal abbilden. Die Lösung von KYBERNA passt sich ideal an unseren organisatorischen Abläufen an und wir sind in der Lage, zukünftige Anforderungen ohne Programmierkenntnisse selbst leicht vorzunehmen.»

Mehr dazu lesen Sie in der Fallstudie des Personalamts Kanton Thurgau:

Zur Fallstudie


 

4.   Kurze time-to-market

Das Umstellen eines ganzen Unternehmens auf eine neue Software darf den alltäglichen Betrieb in keinem Fall beeinträchtigen oder gar auf Eis legen. Eine kurze Time-to-Market ist daher sehr entscheidend – nicht zuletzt um die Einführungskosten möglichst gering zu halten. Für eine schnelle und reibungslose Einführung müssen im «best case» nachfolgende zwei Faktoren erfüllt sein:

Die Software;

  • Wählen Sie idealerweise eine ITSM-Lösung mit hoher Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die zudem über eine offene Technologie und einfache Integrationsmöglichkeiten verfügt.

Der Anbieter;

  • Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der kurze Projektlaufzeiten gewährleistet und profitieren Sie von schnellen Umsetzungszeiten von erfahrenen Experten, die Ihnen im Idealfall den „Alles-aus-einer-Hand-Vorteil“ bieten können. Selbstverständlich ist auch ein persönlicher Service, und dass Sie jederzeit einen Ansprechpartner mit schnellen Reaktionszeiten zur Seite haben.

Wir, die KYBERNA sind seit über 30 Jahren im deutschsprachigen Raum kompetenter Partner und Softwarehersteller zugleich. Verschaffen Sie sich einen Eindruck, wie wir für unsere Kunden eine kurze time-to-market sicherstellen.

Hier geht's zu unserem Service-Angebot

 

5.   Der Mensch und Veränderungen

Veränderungen im Unternehmen stossen nicht selten auf Widerstand. Das ist ganz natürlich, denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier und verfällt nur zu gerne in alte Denk- und Verhaltensmuster. Wichtig ist daher:

  • Mitarbeiter von Anfang an ins Boot zu holen
  • Verständnis zu zeigen
  • Meinungen und Bedürfnisse / Ansprüche an die neue Software abzufragen
  • Regelmässig über den Status-Quo zu informieren
  • Offenheit zu loben
  • Mitarbeiterverhalten positiv zu bestärken
  • Vorteile zu fokussieren

Ferner achten Sie bitte darauf, von Anfang an Lösungen in Betracht zu ziehen, die ein einfaches und unkompliziertes Handling bieten und die durch ein ansprechendes «Look-and-Feel» überzeugen. Nur so holen Sie Ihre Mitarbeiter schnell ins Boot.

 

Aus der Praxis für die Praxis

Gemeinsam mit Ihnen möchten wir uns diesen Herausforderungen stellen mit unserer flexiblen und agilen IT-Service-Management-Software ky2help®. Wenn Sie sich persönlich ein Bild von unserer Lösung machen möchten, stehen wir Ihnen für eine unverbindliche, kostenlose live-Präsentation jederzeit gerne zur Verfügung:

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